Código de Conducta para Proveedores
CONTEXTO
En ONITEC, buscamos desarrollar nuestros negocios estableciendo relaciones honestas y colaborativas.
Los proveedores y contratistas intervienen activamente en la cadena de valor de ONITEC y sus filiales. Por este motivo, nos resulta de gran relevancia el conocimiento y la adopción de las pautas de conducta que establece nuestro Código de Conducta, el Modelo de Prevención de Delitos y que rigen nuestras actividades y las relaciones con nuestros proveedores y contratistas.
Buscamos generar con nuestros proveedores relaciones comerciales que se lleven a cabo con criterios de buena fe, basadas en el respeto, el cumplimiento de las leyes y la excelencia operacional, por esto consideramos relevante que nuestras empresas proveedoras y contratistas, conozcan y compartan nuestros valores y principios.
En el presente instrumento, ONITEC resume los principios éticos y de normas de conducta mínimas que deben guiar las actuaciones de los proveedores y que tengan relación con ONITEC y sus filiales.
El cumplimiento del presente Código de Conducta constituye un componente importante a la hora de seleccionar y evaluar proveedores. También es nuestro objetivo que nuestros proveedores y empresas subcontratadas compartan estas directrices y apliquen los estándares en su respectiva cadena de suministro.
OBJETIVO Y ALCANCEEl presente Código de Conducta para Proveedores (“Código de Conducta”) establece los principios y consideraciones para entidades o personas que entregan bienes o servicios (“Proveedor” o “Proveedores”) a ONITEC en nombre de éste. En este documento, el término Proveedor también incluye a los contratistas independientes y subcontratistas que proporcionan bienes o servicios para ONITEC o en nombre de éste.
ONITEC, no aprueba ni promueve la conducta ilegal o poco ético de sus Proveedores y contratistas; selecciona a sus Proveedores a través de un proceso de licitación. En este Código de Conducta se detalla los estándares mínimos requeridos e integra los términos y condiciones de contratos de compra de los Proveedores con los de ONITEC. Este Código de Conducta no exime al Proveedor de su responsabilidad financiera, de ejercer buenas prácticas y conductas de negocios.
Todos los proveedores, y sus sub-proveedores, deben cumplir con este Código y ONITEC espera que todos los proveedores comuniquen las obligaciones establecidas en este documento y garanticen el cumplimiento del Código en toda su organización y cadenas de suministro.
Para ONITEC la elección y contratación de proveedores siempre deberá estar basada en criterios técnicos, profesionales, éticos, y en las necesidades de la compañía,
escogiendo las propuestas por medio de factores objetivos, tales como competencia, oportunidad, cumplimiento, precio y calidad.
Los procedimientos de selección serán trasparentes, establecidos con anterioridad a la selección y demostrables ante las instancias superiores de ONITEC y sus filiales. Las compañías de ONITEC evitarán hacer negociaciones con empresas o personas sobre las cuales exista alguna duda razonable respecto de su probidad o principios éticos.
CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓNLos Proveedores deberán cumplir debidamente y de buena fe, con todas las normas legales, administrativas y regulatorias vigentes en el país, estado, región o provincia donde realizan sus operaciones.
PRINCIPIOS QUE RIGEN EL CÓDIGO DE CONDUCTALos principios que rigen el presento Código de Conducta para proveedores, son los siguientes:
a) Ética e Integridad: Los Proveedores no deben participar en ningún proceso ilegal o poco ético manteniendo las buenas prácticas de negocios. Los proveedores deberán comprometerse a proporcionar herramientas y canales que permitan a sus proveedores y funcionarios informar sucesos relacionados a conductas poco éticos.b) Corrupción: Los Proveedores no aceptarán la corrupción, el soborno con funcionarios públicos o privados, la malversación de fondos ni el fraude en ninguna forma. Esto incluye dar o recibir cualquier bien o artículo de valor, incluido dinero, obsequios o incentivos ilegales para influenciar indebidamente negociaciones o cualquier otro trato con gobiernos y funcionarios del gobierno, clientes o cualquier otro tercero.
c) Regalos y entretenimiento: Los Proveedores no deberán ofrecer, aceptar o solicitar regalos, entretenimiento que puedan ser considerado como un recurso para un soborno o que podrían influir de manera incorrecta en las decisiones o perjudicar la objetividad de sus negocios.
d) Lavado de dinero y sanciones: Los Proveedores no deben participar actividades, hacer negocios o celebrar acuerdos que puedan involucrar a ONITEC directa o indirectamente en actividades de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo. Los Proveedores deberán cumplir con las leyes, normativas vigentes y regulaciones de control comercial en la importación, exportación y transferencia de bienes y servicios.
e) Uso de información privilegiada: Los Proveedores no deben realizar operaciones, transacciones ni divulgación con información privilegiada no pública, privada y confidencial obtenida de sus relaciones con ONITEC.
f) Conflictos de intereses: Nuestros Proveedores deben evitar cualquier actividad que genere un conflicto de interés o la apariencia de un conflicto de interés que exponga la objetividad de ONITEC operando de manera honesta y ética a lo largo de la cadena de suministro y de conformidad con la legislación aplicable.
g) Seguridad, privacidad y confidencialidad de TI: Los Proveedores deberán garantizar que implementan las medidas necesarias para proteger, recopilar y manejar adecuadamente la información confidencial y personal, incluidos la información física y electrónicos obtenidos de ONITEC o de los clientes de ONITEC. Esta información se utilizará estrictamente con el propósito para el que se proporcionó. Los Proveedores informarán de inmediato a ONITEC por el Canal de Línea Ética presente en ONITEC en caso de cualquier eventualidad que implique acceso no autorizado, divulgación o pérdida (potencial) de dicha información, incluidos, entre otros, robo, daños, destrucción, intento de ataque cibernético, rescate, ataque a la integridad de un sistema informático, acceso ilícito, interceptación ilícita, ataque a la integridad de los datos informáticos, falsificación informática, receptación de datos informáticos, fraude informático y el abuso de los dispositivos.
h) Derechos humanos y laborales: Los Proveedores deberán proteger los derechos humados fundamentales reconocidos universalmente manteniendo un lugar de trabajo representado por la profesionalidad y el respeto por la dignidad de cada colaborador / trabajador y cada persona con quien interactúan sus colaboradores / trabajadores; deben tratar a todos los trabajadores con dignidad y respeto y no deben someterlos a condiciones indignos; tampoco deberán tolerar la discriminación; deben fomentar una cultura y un lugar de trabajo donde se promueva la igualdad de oportunidades para todos y no deberán tolerar el acoso, amenazas, ni represalias por denunciar el acoso.
i) Trabajo infantil: ONITEC, está firmemente en contra de involucrarse o beneficiarse del trabajo infantil. El trabajo infantil se define como el trabajo que es perjudicial para la salud del niño o de su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social o que interfiere con la educación del niño.
Nuestros proveedores deberán no reclutar ni hacer uso del trabajo infantil, ni explotar a los niños de ninguna manera, y cumplir con todas las regulaciones de edad mínima aplicables para el empleo.
j) Diversidad de Proveedores: ONITEC prohíbe la discriminación por sexo, orientación, identidad y expresión de género, étnicas, entre otras; y no discriminará por ninguno de los factores antes expresados, velando porque la selección se realice por criterios técnicos, de especialidad y eficiencia.k) No discriminación y acoso: La discriminación, el acoso y el abuso no son aceptables para ONITEC, quien trata a los colaboradores con respeto y dignidad y no discrimina en las prácticas de contratación y empleo.
Del mismo modo, esperamos que nuestros Proveedores traten a todos los colaboradores con respeto y dignidad. En este sentido, los Proveedores deberán:
No participar ni tolerar ninguna discriminación o acoso, incluido el acoso sexual; respetar la igualdad de oportunidades en términos de reclutamiento, compensación, acceso a capacitación, promoción, terminación o retiro; y no participar, apoyar ni tolerar la discriminación sobre la base de criterios tales como género, edad, religión, estado civil, raza, casta, origen social, enfermedades, discapacidad, embarazo, origen étnico y nacional, afiliación política u orientación sexual.
l) Salud y seguridad: Además de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios para las condiciones de trabajo, los Proveedores deben proporcionar un ambiente de trabajo seguro y saludable a sus colaboradores, sin riesgos que amenacen su seguridad y salud, proporcionando cuando sea necesario, ropas o equipos de protección apropiados a fin de prevenir los riesgos de accidentes o de efectos perjudiciales para la salud. Asimismo, deberán cumplir con las leyes de salud y seguridad vigentes.m) Medio ambiente: Los Proveedores contratistas y colaboradores externos mantendrán un compromiso constante con la protección del medio ambiente y cumplirán los estándares y exigencias establecidos en la legislación.
n) Prácticas comerciales responsables: Los Proveedores no deberán subcontratar servicios o actividades que realizan y que puedan afectar directamente la entrega de bienes y servicios a ONITEC o sus clientes sin la aprobación previa por escrito de ONITEC. Cuando los Proveedores subcontraten ciertas actividades en relación con los servicios que se prestan a ONITEC, con el consentimiento de este último, los Proveedores deberán supervisar a la parte subcontratada para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los Proveedores y de este Código de Conducta.
ñ) Redes sociales: Los Proveedores no deberán actuar ni hablar en nombre de ONITEC, tampoco presentarse como ONITEC ni expresar ningún punto de vista aplicable a ONITEC, a menos que ONITEC lo autorice expresamente.
o) Legal: Cuando existe un conflicto de términos entre del Código de Conducta y el contrato del Proveedor con ONITEC, el contrato de ONITEC tendrá prioridad en la medida que esté legalmente permitido.p) Canal de Denuncias e infracciones del Código de Conducta: Cualquier infracción al presente Código de Conducta deberá ser informadas en cuanto el Proveedor tome conocimiento de la misma, y se considerará una infracción grave a la relación comercial existente, pudiendo dar lugar a la terminación del contrato entre las partes en caso que existiere, o a la relación comercial si no hubiese contrato. Adicionalmente, ante cualquier violación de este Código de Conducta es, ONITEC podrá dar recomendaciones o requerirá implementar planes de acción correctivos. Las violaciones se pueden informar directamente a su representante de adquisiciones, a cualquier otro colaborador de ONITEC con quien el Proveedor se sienta cómodo discutiendo el asunto o a través de la página web de la Línea Ética de ONITEC onitec.cl
q) Cumplimiento Normativo y Responsabilidad Penal de las Empresas: Los Proveedores se comprometan a establecer elementos que le permitan luchar contra toda forma de corrupción, cohecho y cualquier otro delito en el desarrollo de sus actividades.
En línea con lo anterior, nuestros Proveedores deben:
- Cerciorar que sus trabajadores y el personal de su dependencia, conozcan las leyes aplicables y adopten las medidas para asegurar su cumplimiento.
- Conocer y respetar la normativa en materia de libre competencia, como las disposiciones establecidas en la Ley N°20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas y sus modificaciones.
- En caso de que tenga conocimiento de cualquier hecho o acto que impida, limite o restrinja la libre competencia, como, asimismo, aquellos actos que puedan ser constitutivos de los delitos señalados en la Ley N° 20.393, deberá adoptar las medidas que sean pertinentes para corregirlo e informar a ONITEC a través de los mecanismos dispuestos al efecto.
La selección de Proveedores se realizará en relación a sus méritos, sobre una base de competencia, sin favoritismo alguno.
Los colaboradores de ONITEC o sus filiales deben declarar y evitar todo conflicto de interés en que se puedan anteponer prioridades personales, de amistades o familiares a las de la compañía. De existir, se deberá revelar anticipadamente a su jefe directo y ejercer mecanismos que garanticen la independencia de la actuación del Proveedor.
En caso de que algún Proveedor considere que podría encontrarse en una situación de conflicto de interés, deberá declararlo a la brevedad posible, y la infracción a esta obligación será considerada gravísima, de mala fe, y contraria al presente Código de Conducta y a cualquier contrato o relación comercial vigente entre las partes.
CALIDAD Y SEGURIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOTodos los productos y servicios entregados por los Proveedores deberán cumplir con los requisitos y estándares de calidad y seguridad exigidos por la legislación aplicable en cada país.
Al realizar negocios con ONITEC o alguna de sus filiales, deberán también cumplir con los requisitos de calidad exigidos por la compañía.
CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS ESTABLECIDOSEl Código de Conducta es una herramienta que permite desarrollar de mejor manera la relación con nuestros proveedores. Por lo tanto, esperamos que sea respetado y promovido, y a su vez, se implementen las medidas correctivas necesarias en caso de existir algún incumplimiento de los temas tratados en el presente documento.
El incumplimiento del Proveedor de las disposiciones legales, normativas, o aquellas contenidas en el presente documento pueden dar lugar a eventuales responsabilidades en su relación contractual con ONITEC, sin perjuicio de las sanciones civiles o penales a las que el proveedor se pueda ver expuesto por aplicación de la legislación y normativa vigente.
Nuestros Proveedores deberán ser quienes supervisen el cumplimiento de las directrices establecidas en este documento.
ONITEC y sus filiales se reservan el derecho de verificar que el Proveedor cumpla con el Código de Conducta. En el caso que se identifique alguna acción o condición que no esté alineada con el presente código, se exigirá al Proveedor que adopte las medidas correctivas necesarias a fin que se asegure su estricto cumplimiento. La compañía se reserva el derecho de terminar el respectivo contrato con cualquier Proveedor que no cumpla con el presente código.
Este código se presumirá conocido por los Proveedores, contratistas, subcontratistas y terceros que tengan relación con la compañía o sus filiales, a partir de su fecha de publicación. Sin perjuicio de lo anterior, la empresa lo entregará y/o pondrá a disposición de cada Proveedor al momento de su contratación, así como hará referencia a este documento en sus órdenes de compra.